DM送付用のお客さま住所録の作り方

 

DM送付用のお客さまの住所録はどのようにすればつくれますか?

5000件以上の個人情報(社員名簿、同業者名簿、アンケートの集計結果、社員各自が業務のために保管しているデータ、メールマガジンのメールアドレスなども含む)を、あいうお順などで検索できるようにデータベース化すると、個人情報取扱事業者となり、以下の個人情報保護法の規定を遵守しなくてはならなくなります。5000件未満の場合には、該当しません。

(1)情報取得に際して利用目的を具体的にハッキリ告げること(当然、目的外利用はできない)、
(2)取得した情報を漏洩なく適性に管理できる社内システムを作ること、
(3)取得した情報に誤りや遷移があった場合には本人からのアクセス(訂正等)に応じるなど正確性を保つこと、
(4)これらの対応がしっかりできていないと所轄官庁から改善命令などの行政指導や罰則の適用を受けることがある

電話帳や市販の各種名簿および顧客の紹介による名簿などを利用たり、他社が持っている顧客データを借りたり、名簿図書館などの名簿販売会社から購入する場合には、その使用目的を本人に通知するか、HPなどに公表しなければなりません。HPへは、2層目までのページに明記する必要があります。

 

DMの反応率の平均は0.3~0.5%、チラシのレスポンス率0.03~0.05%といわれています。DMは1万枚の配布に対して、30~50件、チラシにいたっては3~5件のレスポンスしかないのです。DMを1通だすのに、約180円(印刷~送付まで)もかかり、総額で180万円かかります。

懸賞やサンプル請求でリストを集める方も多いのですが、応募してくる人たちには懸賞愛好家も少なくありません。懸賞愛好家にDMを送っても反応はあまり期待できません。

そのため、見込みの高い人だけに絞り込まなければならず、自店で一度購入してくれた人に出すのが基本です。

 

 

<ハウスリストを集める方法>
※情報を頂くときに、頂いた情報をDMの送付などに活用することに同意をとることが必要です。そのために、記入用紙に注意書きを加えておきます。

①お客様は、個別サービスをしてもらいたい時には、好み(飲食や服)や連絡先(服や魚屋)などサービスの質の向上のために必要な情報を教えてくれます(カルテ作成に同意する)。
マッサージ店などでも医者みたいにカルテを用意すると、スムーズに個人情報を教えてくれるようになります。

■カルテやカスタマーカードを作る
婦人服や子供服店なら購入したり持っている服のリスト、レストランなら好みやアレルギー、マッサージ店なら健康状態や施術記録などをカルテへ記入していきます。担当者が、サービスの一環として個人情報を記入していきます。

■仕入れ情報などのいち早いお知らせ
本屋、服屋、魚屋さんなど、ご希望の商品やいい品物が入ったときにいち早く知らせるために、名前や連絡先などを聞いておきます。

②お客様は、特別扱いをしてもらいたい場合には連絡先や住所や生年月日などを教えてくれます。
■お得意様になる見込みの高いお客様に、お歳暮やお礼状を送るために連絡先や住所を教えていただく。
お歳暮は日頃よく来ていただいているお礼としてプレゼントする。

■イベントのご案内を送付するために個人情報を教えていただく。
お得意様だけを招待するイベント(試飲会や試食会、ツーリングや内覧会など)を開く。

■お礼状やあいさつ状を出すために教えていただく。
ワインのセラーや日本酒の蔵に訪問したときに、出張先から近況を添えた手紙や挨拶状を出す。

 

③ お得な情報を流してもらいたい場合にはメルアドや住所を教える
本来、金券やクーポン、スタンプカードを得る場合に個人の情報は必要ありません。名前やメルアドを記入しなければ使えなくなってる場合、「割引と引き換えにあなたの連絡先を教えろ」という強制するような感じを与えてしまいます。

■割引券の配布時に記入を依頼する
露骨に割引と引き換えに記入を迫るのは逆効果です。

■ポイントカード作成時に個人情報を教えていただく
生年月日など必要以上の情報を記入したくないかたも多いので、本人確定のためや個人情報の扱いに細心の注意を払っていることを伝えるようにします。

■イベントの事前案内の送付依頼カード
バーゲンやセールなどへの入場券は、イベントの前に送付するようにします。この入場券を送るために送り先などの情報が必要と説明し教えていただきます。

 

 

④お客様は、お店と連絡のやり取りなどが必要なとき(予約をしたいとき 修理を依頼したとき サンプル送付 お礼の粗品送付 取り置きサービスなど)、連絡先などを教えてくれます。

■サンプル申し込みや注文品取り置きサービスを行う
サンプル請求者は安物買いのみの方でDMを送ってもあまり反応は期待できません。注文品取り置きサービスを積極的に宣伝し利用者を多くします。これによって、連絡先や送り先などを聞き出します。

■予約受付時に連絡先(TEL&メール)を聞く
レストランでの予約を受けるときなど、連絡先を教えていただくとともに来店時には名刺を頂くようにする。

■アンケートに答えていただきいた時に、住所や連絡先を記入いただくには理由が必要です。
たとえば、アンケートご協力のお礼に粗品を送るためなど。

■購入後に追加のサービス情報を提供するために連絡先などを教えていただきます。
商品の使い方や、より便利な活用方法などを後からお知らせします。電気製品のアフターケア、パソコンソフトの使用法がわからない時など、連絡をとる必要が出てくることを考えてもらいます。

■リコール案内をするために連絡先や住所を教えていただきます。
電気機器や自動車、食品など、リコールがでたら使用者本人に必ず伝えなくてはなりません。

■期限到来のお知らせなどアフターケアで必要なことを伝えるために連絡先を教えていただきます。
保険商品や金券、スタンプカードなど有効期限が設定されている場合、お客様様に知らせる必要があります。
知らない間に期限切れになってしまった場合、せっかく提供したサービスが逆効果になってしまいかねません。。

 

 

 

■他のDM送付方法
自社にリストがない場合には取引先などの他社のリストを使う方法があります。
自店よりも商品の単価の低い顧客数の多いお店にタイアップを持ちかけるのがいい方法です。
例えば、リフォーム店なら、電気店とタイアップしてみます。
電気店が出しているDMの印刷代や発送代の費用を全額負担するのと引き換えに、リフォームに関するDMを同梱することを提案します。さらに、電気店がリフォーム屋さんを紹介するという形をとってもらえれば、効果は倍増します。このようにして、電気屋さんのお客さんに自店のDMを出すのです。

■もっとも簡単にお店で顧客リストを集める方法
男性サラリーマンが多いお店であれば、レジのところに名刺を入れる箱を置いておき、「名刺を入れていただければ料金から10%割引きいたします。」と書いておきます。すると、結構名刺が集まります。名刺を渡すのには抵抗感がなく、簡単なので効果が抜群です。

 

■ハウスリストが集められない時や集める時間がないとき
タウンメールやタウンプラスといった無宛名郵便を使い、リストを集めることができます。※タウンメールは郵メールを指定の地域に無記名で送るもの、タウンプラスは通常郵便で指定の地域に無記名で送るものです。このため、個人の宛名がないので個人情報保護法の心配がありません。試供品や割引などの特典のお知らせを行い、応募して来たり来店してくるお客様を集めリスト化していきます。家族の多い地域、20代の女性の多い地域などのように、地域を指定することができます。また、新聞を取っていない人に送ることができるメリットがあります。
しかし、費用は500~5000通で、送付料金がタウンメールで95円タウンプラス(封筒)で50~65円かかり、1000通を出す場合、印刷代を100円としても15~20万円になります。料金と反応率を考えると、チラシや地域新聞(読者は80%が女性)に広告を出して応募や来店を促したほうがいいかもしれません。

 

 


流行っている子供服店では、店長が常連のお客様か買っていった服を全部覚えており、すでに買った服をうまく組み合わせられる服を提案しています。いいレストランでは、店長がお得意様の好みを覚えています。 

DMを送るために個人情報を教えていただくのではなく、より良く納得できるサービスや商品を買い使っていただくために教えていただくというふうにできれば、お客様に個人情報を聞きやすくなります。

アフターサービスとしてどのようなことが求められるのか、喜ばれるのかを考え出すことが、リスト集めの仕組み作りの最初です。

 

 

 

 

 


工藤 英一

About 工藤 英一

Qualia-Partnersの代表の工藤です。ゼネコンの研究員から会社経営を経てコンサルタントになりました。自身の経験から、リピーターとの関係を深めお得意様を増やしていくことを強く勧めています。
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